BARSINGHAUSEN (red).

Ab dem 1. Mai wird die Stadt Barsinghausen ihren Kundenkontakt flächendeckend auf die Nutzung von Funktionspostfächern umstellen. Das bedeutet, dass Bürgerinnen und Bürger künftig nicht mehr einzelne Mitarbeiter per E-Mail kontaktieren müssen, sondern eine zentrale E-Mail-Adresse für ihre Anliegen wie zum Beispiel kita.platzvergabe@stadt-barsinghausen.de und strassenreinigung@stadt-barsinghausen.de nutzen können. Dadurch kommen die Anfragen schneller bei den richtigen Mitarbeitern an. Die flächendeckende Nutzung der Funktionspostfächer ist auch die Reaktion der Stadt Barsinghausen auf Themen wie Wissenstransfer und Steigerung von Kundenzufriedenheit. Wie der Erste Stadtrat Stefan Zeidler hervorhebt, seien personelle Veränderungen bei der Stadtverwaltung in der Vergangenheit eine Herausforderung gewesen. „Viele Vorgänge sind in der überwiegenden Anzahl über die persönlichen Postfächer der betreffenden Kolleginnen und Kollegen abgewickelt worden.

Insbesondere bei längeren Krankheiten hat dies regelmäßig zu einer Verzögerung bei der Bearbeitung der Anliegen geführt“, führt er aus. Auch bei dem altersbedingten Ausscheiden von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sei dieser Effekt oft zutage getreten. „In unserer Personalplanung erwarten wir für die kommenden Jahre eine hohe Anzahl an Pensionierungen. Die Funktionspostfächer sind ein Baustein, um deren Wissen über die geführte Kommunikation, die bearbeiteten Akten und abgelegten Informationen langfristig zu sichern. Mithilfe von Funktionspostfächern bleibt der E-Mail-Austausch auch nach dem Weggang eines Mitarbeiters für andere Kolleginnen und Kollegen mit Zugriff einsehbar und nachvollziehbar“, betont Stefan Zeidler.

Vorteile: 

• Schnellere Bearbeitung Ihrer Anliegen
• Einfachere Kontaktaufnahme (aufgrund zentraler E-Mail-Adressen)
• Bei Abwesenheit eines Mitarbeiters werden E-Mails trotzdem bearbeitet 

Wichtig für Bürgerinnen und Bürger: Ab dem 1. Mai müssen Kundinnen und Kunden die neuen E-Mail-Adressen für ihre Anfragen nutzen. Eine Liste aller neuen E-Mail-Adressen mit dem zuständigen Amt gibt es auf der Webseite der Stadt Barsinghausen unter Rathaus/Verwaltung/Ansprechpartner: Ansprechpartner | Stadt Barsinghausen. Bei Fragen erreichen sie die Kolleginnen und Kollegen unter info@stadt-barsinghausen.de. „Wir sind uns bewusst, dass die Umstellung in der Anfangszeit einigen Aufwand bei der Suche nach den entsprechenden E-Mail-Adressen bedeutet, wir sind aber sicher, dass langfristig alle Seiten von der Einführung der Funktionspostfächer erheblich profitieren werden. Aufseiten der Verwaltung hat es beispielsweise immer wieder einen erheblichen Aufwand bedeutet, bei Abwesenheit einer Kollegin oder eines Kollegen die benötigten Informationen vollumfänglich aufzufinden“, sagt der Erste Stadtrat. Dies werde in Kürze der Vergangenheit angehören. Daher schließt Stefan Zeidler auch zuversichtlich: „Wir freuen uns auf eine bessere Kommunikation mit Ihnen!“ 

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