BARSINGHAUSEN (red).
Auch wenn fast alle Corona-Schutzmaßnahmen Anfang Februar im Land ausgelaufen sind, werden bei der Stadtverwaltung einzelne organisatorische Veränderungen und Abläufe, die ursprünglich als Infektionsschutz gedacht waren, bestehen bleiben. „Dazu gehört unter anderem die Terminvergabe im Bürgerbüro“, sagt Bürgermeister Henning Schünhof. „Dies hängt damit zusammen, dass wir sehr viele positive Rückmeldungen zu dieser Umstellung bekommen haben“, ergänzt der Verwaltungschef. Pro Woche bearbeiten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rund 350 bis 400 Termine. Konnten Bürgerinnen und Bürger vor der Pandemie ohne Termin, aber in der Regel mit Wartezeit ins Bürgerbüro kommen, ist dies seit Anfang 2020 in der Regel nur noch nach vorheriger Anmeldung möglich. „Die Termine können sowohl über die Homepage der Stadt als auch per Telefon vereinbart werden“, sagt Bürgeramtsleiterin Susanne Zeitz. Während die Kundinnen und Kunden bei dem alten System zum Teil weit mehr als eine Stunde hätten warten müssen, so Susanne Zeitz weiter, gebe es jetzt nur noch wenige Minuten Verzug. „Bei den Bürgerinnen und Bürgern haben die teilweise bis zu 120 Minuten Wartezeit für Verdruss gesorgt. Die jetzt sehr zügige Abarbeitung der Anliegen wird sehr oft gelobt“, zitiert sie aus E-Mails von Besucherinnen und Besuchern. „Früher haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bisweilen zu hören bekommen, dass die Bürgerinnen und Bürger extra einen Tag freinehmen mussten, um ihr Auto anzumelden oder einen neuen Ausweis zu beantragen.“
Auf ebenso positive Resonanz stößt der Umstand, dass Termine in vielen Fällen noch für denselben Tag frei sind. „Insbesondere bei kleineren Anliegen wie der Abmeldung des Wohnsitzes oder des Autos können sich die Kundinnen und Kunden morgens noch einen Zeitraum im digitalen Kalender bei uns buchen“, führt Bürgerbüro-Leiter Andreas Hübner aus. In der Regel werden bei diesen und anderen Anliegen aber Termine für den nächsten Tag angeboten. „Bei umfangreicheren Angelegenheiten wie beispielsweise der Neubeantragung eines Personalausweises liegt die Wartezeit in den meisten Fällen bei zwei Tagen.“ Um auch denjenigen, die unvorhergesehen ein Dokument benötigen, zu helfen, gibt es außerdem noch die Möglichkeit, spontan einen Termin zu bekommen. „Die Betroffenen sollten dann bei uns anrufen und erklären, worin diese Ausnahme besteht, etwa wenn der Personalausweis geklaut worden ist und in wenigen Tagen eine Reise ansteht“, schildert Andreas Hübner. Für ihn und Susanne Zeitz besteht in dem System der Online-Terminvergabe ein weiterer Vorteil darin, dass beim Anwählen der entsprechenden Dienstleistung die Bürgerinnen und Bürger angezeigt bekommen, welche Dokumente und Dinge sie zu dem Termin mitbringen müssen. „Für die sogenannte Verlängerung des Personalausweises sind das dann beispielsweise der alte Ausweis und ein aktuelles Foto mit biometrischen Daten“; sagt der Bürgerbüro-Leiter. Angedacht sei, dass diese Dinge in der Erinnerungs-E-Mail, die Kunden kurz vor dem Termin erhalten, als Bürgerservice nochmals aufgeführt wird.
Aber nicht nur in diesem Punkt seien weitere Verbesserungen in Sachen Dienstleistungsqualität vorgesehen. „Wir möchten demnächst die Ausstellung von Meldebescheinigungen und die Abmeldung des Zweitwohnsitzes als digitale Leistung anbieten, auch gleich verknüpft mit einer Bezahlfunktion“, blickt Susanne Zeitz voraus. Damit solle das gesamte Verfahren dann aus den eigenen vier Wänden oder von unterwegs abgewickelt werden können. Auch aus Sicht des Verwaltungschefs hat sich die Terminvereinbarung im Bürgerbüro bewährt. „Wir sind damit effektiver bei der Abarbeitung der Vorgänge geworden. Vor der Corona-Pandemie war das Kundenaufkommen für uns nicht immer exakt kalkulierbar. Es gab Tage, an denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fünf bis zehn Minuten Leerlauf zwischen den einzelnen Kundinnen und Kunden hatten. Die Zeit hat aber in der Regel nicht dazu ausgereicht, andere Angelegenheiten wie etwa Meldeanfragen anderer Kommunen abzuarbeiten“, schildert Henning Schünhof. Durch die Terminvereinbarung könne das Team des Bürgerbüros jetzt seine Kapazitäten besser ausschöpfen. „Aus Sicht der Kolleginnen und Kollegen ist die Verlässlichkeit ein weiterer Pluspunkt. Früher ist es durchaus vorgekommen, dass der volle Wartebereich auch nach dem Ende der offiziellen Öffnungszeit abgearbeitet wurde und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erst sehr spät aus dem Dienst konnten“, schließt der Verwaltungschef.
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